- Utilice palabras y frases simples.
- utilice palabras breves y multiconocidas
- utilice ejemplos, gráficas y figuras que permitan ver mas objetivamente las ideas.
- utilice de preferencia oraciones y párrafos cortos.
- use de preferencia verbos en su modalidad activa. ejemplo. "el jefe aprobó en lugar de "fue aprobado por el jefe".
- utilice solo las palabras necesarias y elimine lo superfluo.
Evalúa el tipo de problema al que se enfrenta
El soporte técnico es un rango de servicios que proporcionan asistencia con el hardware o software de una computadora, o algún otro dispositivo electrónico o mecánico en general los servicios de soporte técnico tratan de ayudar al usuario a resolver determinados problemas con algún producto en vez de entrenar o personalizar.
Centre su atención en las ideas principales
identifique las ideas principales en lo que la persona dice, esto será lo que deberá recordar más tarde, detectando la esencia de la conversación, el resto se recordará como ideas de soporte.
escuche la totalidad el mensaje
evite por otro lado la tendencia a resumir, no se prejuicie o crea adivinar lo que le van a decir con las primeras palabras que dice su interlocutor, ni lo corte dando por supuesto el resto. usted puede estar equivocado y adelantando juicios erróneos.
haga preguntas
esto estimula al hablante y le muestra su interés y que lo está escuchando. por otra parte, hacer preguntas permite la retroalimentación o correcciones a tiempo de las malas interpretaciones. Ademas, hacer preguntas ayuda a conocer mejor los argumentos o razones del que habla.
evite en lo posible las discusiones y las críticas
tanto como otras, suelen poner a la gente a la defensiva y como reacción pueden "enconcharse", encerrándose en si mismos o enojarse, y aunque usted gane la discusión, en realidad pierda.
no se deje llevar por sus emociones.
Ciertas palabras, frases, o el tono de voz en que se dicen provocan emociones en el oyente, aprenda a controlarse para que no interrumpir la comunicación ni asumir una actitud negativa o ponerse a la defensiva
No sueñe despierto
muchos malos oyentes, se van mentalmente de la conversación porque empiezan a pensar en otras cosas, a veces se conectan y se desconectan de la comunicación perdiendo gran parte del mensaje. sintonicese con su interlocutor y evite cualquier pensamiento distractor tomando una parte activa en la conversación haciendo preguntas, identificando los elementos clave, leyendo lo que dice "entre lineas" el hablante. Examine las evidencias y saque sus conclusiones sobre la situación.
